• - втрати або викрадення під час перебування за межами України документа, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
• 
  
• - коли строк дії документа, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, закінчився;
• 
  
• - коли встановлено, що документ, який посвідчує особу, підтверджує громадянство України та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, є недійсним з інших причин (напр. пошкоджений);
• 
  
• - коли громадянин України не оформлював документів, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України та/або дають право на виїзд з України і в’їзд в Україну.

Посвідчення може бути також видано особам без громадянства, які мають право на постійне проживання в Україні, іноземцям та особам без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, в разі втрати або викрадення під час перебування за кордоном виданих в Україні документів, що посвідчують особу та дають право на виїзд з України і в’їзд в Україну, якщо строк дії таких документів закінчився або встановлено, що вони є недійсними з інших причин.

Оформлення та видача посвідчення здійснюються не більше п’яти робочих днів з дня подання всіх документів і отримання консульською посадовою особою відомостей, передбачених чинним законодавством, та сплати консульського збору.

У разі необхідності надсилання письмового запиту строк оформлення посвідчення може бути продовжено до часу отримання відповіді на такий запит, але не більш як 30 днів.

Послуга надається за попереднім записом або у порядку "живої черги" у пн, ср, чт, пт – з 9:00 до 13:00; вт – з 14:00 до 18:00 у разі термінової необхідності. У випадку потреби термінового повернення в Україну просимо узгодити час візиту по телефону +351965088115.

Оформлення та видача посвідчення здійснюються:

• особі, яка досягла шістнадцятирічного віку, – на підставі заяви-анкети, поданої нею особисто;
• особі, яка не досягла шістнадцятирічного віку, особі, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, – на підставі заяви-анкети одного з батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників (далі – законний представник).

Особам, щодо яких прийнято рішення про реадмісію, якщо це передбачено міжнародним договором України, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України, або щодо яких прийнято рішення про примусову депортацію з відповідної держави, посвідчення може бути оформлено на підставі звернення компетентного органу цієї держави.

Для оформлення посвідчення заявник або його законний представник подає такі документи:

1. заяву-анкету;
2.  документ (протокол, довідку тощо), виданий компетентним органом іноземної держави, що підтверджує факт звернення особи щодо: - втрати або викрадення документа, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну; - втрати або викрадення документа особи без громадянства, яка має право на постійне проживання в Україні, іноземця та особи без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, що посвідчує особу та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
3. документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну (у разі наявності);
4.  документ, що посвідчує особу та підтверджує статус особи без громадянства (ВИКЛЮЧНО ДЛЯ ІНОЗЕМЦІВ ТА ОСІБ БЕЗ ГРОМАДЯНСТВА), яка має право на постійне проживання в Україні (у разі наявності), або документ іноземця чи особи без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, що посвідчує особу та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
5. довідка про реєстрацію особи громадянином України (у разі народження за кордоном дитини);
6.  свідоцтво про народження дитини або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентним органом іноземної держави. У разі народження дитини в Португалії, Свідоцтво має бути засвідчене штампом «Апостиль» та офіційно (засвідчене у нотаріуса) перекладене на українську мову;
7. документ, що посвідчує особу законного представника, та документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника (у разі подання документів законним представником);
8. одну кольорову фотокартку розміром 10 х 15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування (у разі оформлення посвідчення особі, яка не досягла дванадцятирічного віку, особі, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку із тривалим розладом здоров’я, або у разі наявності обґрунтованих обставин, які доводять неспроможність заявника прибути до найближчої дипломатичної установи);
9. документ, що підтверджує сплату консульського збору (28 євро).                                               Сплата консульського збору здійснюється безпосередньо при подачі документі. Оплата може бути здійснена в приміщенні консульського підрозділу Посольства банківською карткою будь-якого португальського банку з використанням банківського терміналу, який працює в системі MultiBanco.Якщо у Вас немає можливості оплатити через POS-термінал, то вам необхідно після подачі документів отримати направлення від консульської посадової особи та сплатити консульський збір готівкою у відділенні банку Santander Totta шляхом внесення необхідної суми безпосередньо на відповідний рахунок Посольства. 
   Оформлення посвідчення на повернення в Україну для дитини до 16 років здійснюється безоплатно.  Присутність дитини у Посольстві обов'язкова з 12 років.

Видані компетентними органами іноземної держави документи засвідчуються в установленому законодавством порядку (наприклад, Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів). Такі документи подаються з перекладом українською мовою, засвідченим нотаріально.

Оформлене посвідчення видається особисто заявникові або його законному представникові.

Посвідчення, оформлене особі, яка не досягла шістнадцятирічного віку, може бути видане особі, уповноваженій на це її законним представником на підставі довіреності, засвідченої в установленому порядку.

У разі коли громадянин втратив документи в країні, на території якої відсутня дипломатична установа, оформлене посвідчення може бути доставлено заявнику засобами поштового зв’язку або експрес-зв’язку, якщо це дозволяється законодавством такої країни.

Для оформлення посвідчення на ім’я особи, щодо якої прийнято рішення про реадмісію чи примусову депортацію, компетентний орган іноземної держави подає до дипломатичної установи такі документи:

1. офіційне звернення про оформлення та видачу посвідчення;
2. заяву-анкету із зазначенням відомостей про особу, на ім’я якої оформляється посвідчення;
3. документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, або документ, що посвідчує особу та підтверджує статус особи без громадянства, яка має право на постійне проживання в Україні (у разі наявності), або документ іноземця чи особи без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, що посвідчує особу та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
4. рішення про реадмісію у разі наявності міжнародного договору України, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України, або рішення про примусову депортацію в Україну;
5. дві кольорових фотокартки 3,5 х 4,5 сантиметра та одну кольорову фотокартку розміром 10 х 15 сантиметрів (у разі можливості) для внесення відцифрованого образу обличчя особи, на ім’я якої оформляється посвідчення, шляхом сканування.

Строк дії посвідчення визначається консульською посадовою особою дипломатичної установи, відповідальною за його видачу, виходячи з реальної можливості повернення в Україну пред’явника посвідчення, але не може перевищувати 30 днів, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

У разі хвороби, нещасного випадку та з інших причин, передбачених законодавством, строк дії посвідчення може бути продовжено консульською посадовою особою дипломатичної установи на шляху прямування особи до України на строк, необхідний для повернення особи на територію України, але не більш як на 30 днів, за особистим клопотанням заявника або його законного представника, або органу, за поданням якого посвідчення оформлене.